Fraude en los Procesos de Compras y Contrataciones – Cómo Prevenirlo y Detectarlo
Fraude en los Procesos de Compras y Contrataciones – Cómo Prevenirlo y Detectarlo
Introducción
El proceso de compras y adquisiciones es “la gran bestia” para las organizaciones del sector público y privado, porque siempre está bajo sospecha de corrupción. De acuerdo con el CSIS- Center for International and Strategic Studies, el costo de la corrupción, de la cual los esquemas fraudulentos de Compras y Contrataciones son el componente central, excede globalmente del BILLÓN de dólares anual.
En este artículo analizaremos brevemente las razones para esta situación, y el mejor abordaje para resolver el problema.
Los fraudes fuera de libros
Un primer problema que se presenta es que los fraudes relacionados con compras y adquisiciones son, inherentemente, fuera de libros. Precisemos el concepto.
Una sustracción de bienes es un “fraude en libros”, porque al sustraer un bien incorporado en los registros contables de la empresa, el faltante surgirá por comparación entre tenencias físicas y contabilidad, al realizar un conteo de las existencias. Esto es de práctica en las auditorías externas, de modo que, a menos que se amañen los libros, el fraude será detectado en un lapso relativamente breve.
Si se opta por la posibilidad de adulterar la contabilidad, esto constituye un nuevo fraude en libros, y una nueva forma en que el fraude de la sustracción puede ser descubierto.
Por el contrario, si un proveedor hace un pago indebido a un comprador u otro representante de la empresa adquirente para ser favorecido con la adjudicación de una compra, esta transacción no se registrará en la contabilidad de la empresa compradora, sino solamente en la de quien realice el pago impropio. Normalmente, sucederá que dicho proveedor intentará recuperar el pago realizado por vía de facturar un precio mayor al correspondiente, o entregando un bien o servicio de calidad menor a la requerida y pactada. En este último caso, es cuando más difícil se torna la detección, porque los sobreprecios pueden descubrirse confrontando precios de adquisición con los de mercado.
Un abordaje integral
La ACFE, Association of Certified Fraud Examiners, recomienda mitigar el impacto de cualquier fraude por vía de acciones orientadas a:
- La prevención
- La disuasión
- La detección
Veamos entonces cómo aplicar estos conceptos al caso del fraude en compras y contrataciones
El programa antifraude integral
Los cuatro pilares de un programa antifraude organizacional reducen el riesgo de todo tipo de fraudes, entre ellos el de compras y contrataciones. Estos pilares son:
- La promoción y divulgación de un Código de Ética o Conducta
- La existencia de un sistema de denuncias (línea ética)
- El monitoreo de transacciones
- El establecimiento de procedimientos de investigación y sanción de conductas fraudulentas
Analicemos la aplicación específica de cada uno de estos elementos para reducir el riesgo de fraude en compras y contrataciones
La promoción y divulgación de un Código de Ética o Conducta
Es especialmente útil para desalentar la incursión inicial en conductas inapropiadas que luego pueden derivar en acciones decididamente fraudulentas como la recepción de sobornos. Tales conductas son, típicamente:
- Los conflictos de intereses. Cuando alguien debe comprar y contratar con un tercero, y tiene intereses en común con ese tercero, está en conflicto de intereses. En primer lugar, quienes deban comprar deben evitar incurrir en tales conflictos, y cuando lo estuvieran, reportarlo a sus superiores para que ellos decidan si les asignarán o no la transacción. Un conflicto de intereses podría ser que un comprador debiera considerar una oferta de una empresa en la cual trabaja su esposa. Adicionalmente, un proveedor podría ofrecer empleo al hijo de un comprador/a GENERANDO INTENCIONALMENTE un conflicto de intereses que el comprador/a debe evitar
- Los beneficios indebidos. Tales como obsequios costosos, u ofertas de bienes a valor menor que el de mercado. Con cortesía, deben rechazarse
La existencia de un sistema de denuncias (línea ética)
Son el mecanismo por el cual se descubre casi la mitad de los fraudes…… ¿Y por qué esto es así?
Porque ni auditores ni supervisores están en la mejor posición para detectar fraudes, y menos cuando éstos son fuera de libros.
En el caso del fraude en compras y contrataciones, quienes están en mejor posición para conocerlos y denunciarlos son:
- Los proveedores perjudicados por una licitación amañada
- Los compañeros de labores del corrupto/a. De los cuales este/a no se cuidará con el mismo celo que seguramente lo hará respecto de sus superiores/auditores
El monitoreo de operaciones
Que podríamos dividir en dos categorías:
- Indicadores “duros”, y éstos a su vez en indirectos y directos
- Indicadores “blandos”
Indicadores duros indirectos son una evolución de gastos y/o patrimonial apartada de las posibilidades financieras del individuo, en virtud de su salario e ingresos declarados.
Los indicadores duros directos se relacionan con los momentos de vulnerabilidad del proceso de compras y contrataciones:
- El alta en registro de proveedores. Por caso, exclusión de proveedores calificados e inclusión de proveedores no calificados
- Los llamados a licitación. Proveedores nunca convocados para ofertar o que nunca ofertan
- Las adjudicaciones. Adjudicaciones a proveedores que no ofrecen ni la mejor calidad ni el mejor precio
- Recepción de bienes o servicios sin objeciones pero que luego resultan defectuosos
- Demoras en los pagos a ciertos proveedores y pago exprés a otros
Los indicadores blandos corresponden a situaciones y comportamientos que pueden indicar que un individuo está bajo gran presión o necesitado/a de dinero:
- Endeudamiento excesivo
- Conflictos familiares como divorcios o relaciones sentimentales paralelas
- Enfermedades propias o de su núcleo familiar
- Adicciones
- Irritabilidad
- Ausentismo excesivo y/o injustificado
El establecimiento de procedimientos de investigación y sanción de conductas fraudulentas
La investigación de fraudes es un proceso costoso y ríspido. En una investigación de presuntos fraudes fuera de libros, se requiere de una labor profesional que examine no solamente transacciones sino circunstancias externas a la organización, tales como reuniones, vínculos entre individuos, evolución patrimonial no declarada, etc.
En consecuencia, no basta con la mera denuncia para iniciar una investigación, sino que debe definirse un procedimiento que indique cuando se considera que una presunción de fraude es verosímil y debe investigarse.
Lo cual debe ser decidido al más alto nivel de la organización, por el Directorio o un subgrupo de este, como el Comité de Auditoría. El cual debe ser también el que reciba el informe de investigación y decida las acciones correspondientes
CONCLUSIÓN
Establecer un contexto en el cual se reduzca el riesgo de fraude en compras y contrataciones requiere de acciones específicas relacionadas con:
- El establecimiento de un programa antifraude en la organización
- Un monitoreo específico de las operaciones de compras y contrataciones apuntado a las instancias de vulnerabilidad a corrupción
- Un redireccionamiento de la auditoría interna para evaluar el debido funcionamiento del programa antifraude y el monitoreo, e intervenciones específicas para asesorar al Directorio o Comité de Ética en la decisión sobre emprender o no una investigación de fraude
Por: Guillermo Casal, facilitador de CIDES Corpotraining y en relación al curso: Prevención y Detección de Fraudes e Irregularidades en Compras y Contrataciones.
